Excel → Aplicación Web
Una aplicación web a medida que reemplaza un proceso de Excel cuesta desde unos USD 8.000 para un proceso único hasta más de USD 200.000 para una plataforma operativa integrada. El precio lo definen la cantidad de usuarios, las integraciones y las reglas de negocio que carga la planilla — no la cantidad de filas.
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Si estás evaluando el costo, primero viene la decisión: en Datanova ayudamos a convertir un proceso de Excel en una aplicación web a medida.
La mayoría de estos proyectos entra en una de tres bandas. La banda la define cuánto del negocio está corriendo sobre la planilla: un archivo de 400.000 filas que una persona abre una vez por semana es un proyecto más chico que uno de 2.000 filas que editan once personas todos los días y que alimenta la facturación.
USD 8.000 – 25.000
4 – 8 semanas
Una planilla, un flujo de trabajo, pocos usuarios. Carga de datos estructurada, validaciones, roles, historial y una vista de reportes. Se reemplaza el archivo, no los sistemas que lo rodean.
USD 25.000 – 75.000
2 – 4 meses
La planilla es el sistema de registro de un área. Varios roles, pasos de aprobación, trazabilidad, notificaciones e integración con uno o dos sistemas existentes.
USD 75.000 – 200.000+
4 – 9 meses
Se reemplazan varias planillas y traspasos manuales a la vez, con un repositorio de datos detrás y tableros encima. Es una plataforma, no un formulario.
Rangos indicativos en dólares, basados en alcance típico y no en una cotización. Varían de forma importante entre Estados Unidos y los distintos mercados de América Latina. Una consulta produce una cifra con alcance cerrado.
La mayoría de los equipos asume que pesa el tamaño del archivo. Casi nunca pesa. Estos son los factores que mueven una cotización en decenas de miles de dólares:
| Factor | Sale barato cuando… | Sale caro cuando… |
|---|---|---|
| Reglas de negocio | La lógica es explícita y alguien puede escribirla | Las reglas viven en fórmulas anidadas, macros y el criterio de una persona |
| Integraciones | Los datos llegan por carga manual o una sola API | Hay sincronización en dos sentidos con un ERP sin API moderna |
| Usuarios y permisos | Todos ven y hacen lo mismo | Los permisos cambian por rol, región, cliente y registro |
| Calidad de los datos | La planilla es consistente y tipada | Hay celdas combinadas, formatos mezclados y años de excepciones |
| Cumplimiento | Uso interno, sin auditoría externa | Hay trazabilidad, retención y obligaciones de auditoría |
| Toma de decisiones | Hay un responsable que responde el mismo día | Cada pantalla necesita aprobación de un comité |
La variable de costo más grande suele ser las reglas de negocio no documentadas. El tiempo que se usa en reconstruir lo que hace una planilla es tiempo que no se usa en construir.
Una forma útil de leer cualquier propuesta es mirar dónde van las horas. En un proyecto de la banda intermedia, la distribución aproximada es esta:
| Etapa | Porción del presupuesto | Qué ocurre |
|---|---|---|
| Relevamiento y mapeo del proceso | 10 – 20% | Reconstruir el flujo real, incluidas las excepciones |
| Modelo de datos y migración | 15 – 25% | Convertir columnas en un esquema; limpiar e importar el historial |
| Construcción de la aplicación | 35 – 45% | Formularios, flujos, roles, validaciones y vistas de reporte |
| Integraciones | 0 – 25% | Conexión con ERP, CRM, contabilidad o correo |
| Pruebas, capacitación y puesta en marcha | 10 – 15% | Operación en paralelo, ajustes y lograr que la gente migre |
Desconfiá de una propuesta sin línea de relevamiento y sin línea de puesta en marcha. Ahí es donde fracasan los reemplazos de Excel: en la primera porque la aplicación termina resolviendo el problema equivocado, en la segunda porque la gente sigue usando la planilla en silencio.
La construcción no es el número completo. Hay que presupuestar desde el inicio:
No toda planilla tiene que convertirse en software, y un consultor que nunca lo dice está vendiendo, no asesorando. Normalmente no conviene cuando:
En varios de estos casos, optimizar la planilla o automatizar el flujo que la rodea entrega casi todo el beneficio por una fracción del costo.
Los rangos sirven para presupuestar y no sirven para decidir. Para convertir un rango en una cifra, hay que ver el archivo, entender quién lo toca y qué ocurre después, y saber con qué sistemas tiene que hablar. Eso suele tomar una conversación.
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